检验检测实验室可设立仪器设备档案管理团队

　　一.仪器设备档案需要放什么内容？

　　仪器设备档案的记录应至少包括以下八个方面:(1)识别设备及其软件；(2)制造商名称.型号.出厂编号；(3)检查设备是否符合规范；(4)仪器设备的存放位置；(5)制造商的说明书，或指明其存放地点；(6)所有定/校准.检查报告和证书；(7)设备维护计划和维护记录；(8)设备的任何损坏.故障.改装或修理。

　　仪器设备档案管理是动态的.连续的过程。仪器设备档案包括采购仪器设备.验收.使用.维护.维护和其他环节形成的文件和材料可以准确地.从采购到报废整个过程的完整状态信息。

　　二.仪器设备档案管理中存在的问题

　　1.档案管理制度不完善

　　一些检验检测实验室没有根据自身情况建立有效的仪器设备档案管理制度，明确相关部门和人员的职责，缺乏有效的档案管理和监督机制。

　　2.档案管理意识不强

　　仪器设备档案管理意识不强，主要体现在一些检验检测实验室。虽然制定了相应的档案管理程序，但由于对仪器设备档案管理的重要性认识不足，相关制度无效，仪器设备档案工作落实不到位。

　　3.档案管理人员队伍薄弱

　　目前，一些实验室的仪器使用部门没有设置仪器设备档案管理员。虽然一些实验室在仪器使用部门设置了仪器设备档案管理员，但由于缺乏档案管理专业知识.不清楚如何管理设备档案，不能正确.及时地收集.对仪器设备档案资料进行整理归档。此外，实验人员流动变化较大，有时会因交接不到位而导致档案工作脱节。

　　4.档案利用率低

　　目前，仪器设备档案的一大问题是档案资料收集不完整。通常，档案资料只收集仪器设备的招标、采购和验收相关资料，然后在使用过程中形成验证/校准/验证.期间核查.维护.维修.甚至改变材料收集不完整或者没有收入的档案。

　　另外，由于大多数检验检测实验室的仪器设备档案管理，仍处于纸质材料阶段，档案查询不方便。

　　三.解决仪器档案管理问题的对策

　　检验检测机构可以针对仪器设备档案管理中存在的问题，采取以下对策：

　　1.完善制度，规范仪器设备档案管理

　　检验检测实验室应根据自身情况，建立有效的仪器设备档案管理体系，规范仪器设备档案管理。例如，制定严格的档案管理操作程序，规范仪器设备档案资料的收集.立卷归档.利用.销毁等工作流程，统一设备档案记录格式，明确归档内容.归档时间.环境设施对档案存放场所的要求.仪器设备使用和管理部门的任务分工.仪器设备档案管理员的岗位职责等。此外，检验检测实验室还应制定监督评估机制，对仪器设备档案的管理进行检查和监督。

　　2.提高对仪器设备档案重要性的认识

　　首先，检验检测实验室的领导需要带头提高对仪器设备档案重要性的认识，了解仪器设备档案管理在实验室管理中的重要作用。其次，实验室可以通过培训.通过发布宣传材料等方式，有针对性地宣传设备档案管理的档案意义和系统文件，普及仪器设备档案管理知识，提高员工对仪器设备档案管理的认识。

　　3.加强仪器设备档案管理人员队伍建设

　　从招标采购到报废，仪器设备的周期很长，涉及多个部门.人员，因此，要做好仪器设备的档案管理，需要相关部门的共同努力才能完成。检验检测实验室可设立仪器设备档案管理团队，由仪器设备管理部门负责人和仪器使用部门协助。利用仪器设备档案管理中不同部门的分工，有机地协调仪器设备档案的建立和整个销毁过程的收集.实现仪器设备的动态管理。

　　定期组织人员进行档案管理学习和培训，加强人员设备档案管理能力，深化各部门设备档案管理员对其岗位职责的理解，如设备管理部门档案管理员，应积极联系设备使用部门档案管理员，及时收集和归档设备安装、调试和使用一系列记录。

　　组织者应制定适当的岗位激励政策，提高仪器设备档案管理员的积极性。

　　4.建立动态仪器设备台账

　　仪器设备档案管理的最终目的是有效利用档案。检验检测实验室需要建立可实时更新的仪器设备台账，特别是电子台账，方便用户查阅和统计仪器相关信息。账户信息包括仪器设备的名称.型号.生产厂家.出厂编号.使用部门.购置日期.固定资产编号.采购价格.验证/校准/验证.期间核查.仪器运行状态.是否已报废.档案借阅等信息可随时处理，包括固定资产总价值的定期统计.报废设备统计表等。

　　5.严格的档案借阅制度

　　为确保仪器设备档案的完整性，应建立严格的档案借用.归还.交接验收系统，以避免其损失。随机技术文件，如经常使用的仪器设备的操作手册，在办理归档手续后，可以将相关材料复制到使用部门：如果难以复印，可以在使用部门办理档案借阅登记后，将相关材料长期保存在使用部门，由使用部门派专人保管。

　　6.推进仪器设备档案数字化管理

　　计算机技术.随着通信技术和互联网技术的快速发展，传统的档案管理模式也面临着严峻的挑战。在满足实验室管理系统对仪器设备档案管理要求的前提下，检验检测实验室应充分利用现代技术对传统档案管理模式进行改造，利用电子技术开发建立仪器设备档案数字信息数据库，包括仪器设备分类帐.维护计划.维护记录.使用记录.完善仪器设备档案管理系统，逐步实现仪器设备档案管理的数字化.网络化，从而提高档案的利用率，满足用户快速查询各种设备仪器档案数据的实际需要。

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